Według obowiązującego w Polsce prawa każda placówka medyczna jest zobligowana do przechowywania dokumentacji pacjentów. Obejmuje ona m.in. dane osobowe, informacje o stanie zdrowia, wykaz podmiotów udzielających świadczeń, a także datę sporządzenia. Ma przy tym ogromne znaczenie w kontekście ciągłości leczenia i jego ogólnej jakości. Obecnie w większości obiektów prowadzona jest wyłącznie elektroniczna dokumentacja oparta na specjalnym oprogramowaniu komputerowym. Taki specjalistyczny system oferuje m.in. następująca firma https://medyc.pl/elektroniczna-dokumentacja-medyczna/.
Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 11.10. 2019 roku placówki medyczne muszą przechowywać wszelkie dokumenty pacjentów w formie online przez minimum 20 lat – licząc od końca danego roku, gdy dokonano w niej ostatniej modyfikacji (wyłączając poświadczenia zgonów, zdjęcia rentgenowskie czy skierowania na badania). Istnieje jeden wyjątek, a mianowicie w przypadku braku wystarczających warunków o charakterze organizacyjnym oraz technicznym dozwolone jest przechowywanie dokumentacji w wersji papierowej. Warto przy okazji dodać, że istnieje możliwość jej przekazania zarówno samemu pacjentowi, jak i jego przedstawicielowi ustawowemu czy upoważnionej osobie, ale wyłącznie po upłynięciu terminu wskazanego w rozporządzeniu. Istotną rolę w procesie gromadzenia dokumentów odgrywa szczególnie ich optymalne zabezpieczenie przed kradzieżą lub przypadkowym wykasowaniem. W tym celu stosuje się zaawansowaną weryfikację hasłową oraz zaporę antywirusową. Pozostałe wymogi to integralność treści, stały dostęp dla ludzi uprawnionych i format plików PDF bądź XML.
